PPWR-conformiteits­verklaring: wie tekent en wat staat erin?

De EU-conformiteitsverklaring wordt opgesteld en getekend door de fabrikant. De verordening noemt fabrikant: wie een verpakking of verpakt product maakt, of laat ontwerpen of maken en onder de eigen naam of het eigen merk op de markt brengt.

Voor een webshop betekent dat: staat je naam of logo op de verzenddoos, de mailerzak of de productverpakking, dan ben jij de fabrikant van die verpakking. Ook als een dozenmaker die voor je produceert.

Over neutrale verzendverpakkingen bestaan in Nederland en daarbuiten verschillende lezingen. Verpact vraagt daarom om voor verzend-, service- en primaireproductieverpakkingen voorlopig uit te gaan van de situatie van vóór 12 augustus 2026 (Verpact). Die afspraak gaat over de aangifte bij Verpact. De plicht om voor je verpakking een conformiteitsverklaring te hebben, blijft gewoon gelden.

Je maakt de verklaring per verpakkingstype, volgens de vaste opbouw uit de verordening, en je houdt haar actueel. Verandert de verpakking, dan komt er een nieuwe versie. Voor een webshop gaat het meestal om:

• De bedrukte verzenddoos van golfkarton
• De mailerzak met logo, bijvoorbeeld van gerecycled PE
• De bedrukte geschenk- of productdoos

Tape, opvulpapier en luchtkussens zijn meestal van de leverancier, die daar zelf een verklaring en documentatie voor heeft. In één pakket kan dus verpakking van meerdere fabrikanten zitten. Hoe je vergelijkbare verpakkingen indeelt, zoals dezelfde doos in drie maten, bepalen we samen in het gesprek.

De verordening schrijft een vaste opbouw voor. In ons voorbeeld staat:

• Nummer en versie van de verklaring
• Naam en adres van de fabrikant
• De zin dat de verklaring onder volledige verantwoordelijkheid van de fabrikant wordt verstrekt
• Het voorwerp van de verklaring: het verpakkingstype en de typecode
• Dat de verpakking voldoet aan Verordening (EU) 2025/40
• De onderbouwing: leveranciersverklaringen en testrapporten
• De ondertekening: plaats, datum, naam en functie

De technische documentatie is de onderbouwing van de verklaring. De fabrikant beoordeelt de verpakking voordat die op de markt komt (interne productiecontrole) en stelt het dossier op. In de praktijk staat erin:

• Een beschrijving van de verpakking en de materiaalsamenstelling
• Leveranciersverklaringen per onderdeel, zoals karton, inkt, lijm en folie
• Een verklaring of testrapport dat lood, cadmium, kwik en zeswaardig chroom samen onder 100 mg/kg blijven
• Bij verpakkingen die met levensmiddelen in contact komen: bewijs voor de PFAS-grenzen van 25 ppb voor één PFAS, 250 ppb voor de som van PFAS en 50 ppm totaal fluor
• De identificatie op de verpakking of in een begeleidend document (type-, partij- of serienummer) en de gegevens van de fabrikant
• Het verslag van de conformiteitsbeoordeling

Je verpakkingsleveranciers moeten je de informatie en documenten geven die je nodig hebt om te laten zien dat je verpakking voldoet. Volgens de Europese Commissie mogen ze dat niet weigeren.

Een algemene brief met “wij voldoen aan de PPWR” of een leeg sjabloon is geen bewijs: je ziet niet om welk materiaal, welke waarde of welke test het gaat. Achter je verklaring hoort per onderdeel ondertekend en gedateerd bewijs van je leverancier.

Je stelt de verklaring op in de taal of talen die het land vraagt waar de verpakking op de markt komt, of je laat haar daarin vertalen. Verkoop je in Nederland, België en Duitsland, dan heb je dus mogelijk meerdere taalversies nodig.

Je bewaart de verklaring en de technische documentatie 5 jaar nadat de verpakking op de markt is gebracht, bij herbruikbare verpakkingen 10 jaar. Een importeur moet de toezichthouder binnen ongeveer 10 dagen antwoorden; daarom vragen afnemers documenten vaak snel op.

Marktplaatsen en fulfilmentpartners vragen niet om je conformiteitsverklaring. Ze vragen om je registratienummer voor de producentenverantwoordelijkheid in elk land waar je klanten zitten, en om een zelfverklaring dat je aan die verplichtingen voldoet. Dat moeten ze opvragen voordat ze met je werken. Een fulfilmentpartner moet de gegevens ook controleren en zijn dienst stopzetten als je ze niet aanvult (artikel 45 van de verordening).

In de praktijk verschilt het per platform. bol handhaaft hier nog niet actief op (bol partnerplatform). Zalando vraagt de gegevens per land en blokkeert vanaf 1 januari 2027 aanbod zonder (Zalando).

Je klanten en importeurs vragen wél om de verklaring en de technische documentatie. Meer over registratie per land: PPWR voor webshops.

Met de PPWR-software van Evreka zet je elke stap op één plek, van je rol bepalen tot het dossier naar je klant sturen.

De PPWR is niet de eerste EU-regel waarvoor we software bouwen. Evreka maakt al twaalf jaar software voor de afval- en grondstoffensector. Ons product Wasteform maakt de documenten voor grensoverschrijdende afvaltransporten binnen de EU en werkt met DIWASS, het digitale systeem van de EU onder Verordening (EU) 2024/1157. Ook Nederlandse formulieren zoals de begeleidingsbrief horen bij dat aanbod.